IBS e CBS: o crédito será amplo. Mas sua empresa está preparada para aproveitá-lo?

A Reforma Tributária muda de forma relevante a lógica de aproveitamento de créditos sobre o consumo. Com a implementação do IBS e da CBS, a não cumulatividade passa a ocupar papel central na apuração dos novos tributos, ampliando, em diversas situações, a possibilidade de creditamento sobre aquisições de bens e serviços realizadas no desenvolvimento da atividade empresarial.

Diferentemente do modelo atual do PIS e da Cofins, no qual ainda existem discussões sobre o conceito de insumo e sua essencialidade para a atividade da empresa, o novo sistema adota uma lógica de creditamento mais abrangente.

Isso não significa, entretanto, que toda aquisição gerará crédito automaticamente. A apropriação dependerá do cumprimento das condições previstas na legislação, da regularidade do documento fiscal e da inexistência de restrições específicas, como aquelas aplicáveis a bens e serviços considerados de uso ou consumo pessoal.

Na prática, portanto, ter direito ao crédito e conseguir aproveitá-lo corretamente são questões diferentes.

Empresas com grandes volumes de operações, múltiplos fornecedores, filiais ou sistemas integrados precisarão garantir que cadastros, documentos fiscais, regras de tributação e parametrizações estejam consistentes com o novo modelo.

O crédito depende da qualidade da operação

No novo ambiente tributário, erros de classificação, divergências cadastrais ou falhas na emissão e recepção de documentos fiscais poderão comprometer ou postergar o aproveitamento dos créditos.

Além da existência de documento fiscal eletrônico idôneo, a legislação estabelece, como regra, que a apropriação do crédito estará relacionada à extinção dos débitos de IBS e CBS correspondentes à operação. Essa extinção poderá ocorrer por meio das formas previstas na legislação, incluindo o recolhimento realizado na liquidação financeira da operação, por meio do split payment.

Dessa forma, o simples recebimento e a escrituração da nota fiscal poderão não ser suficientes para que o crédito esteja imediatamente disponível para utilização.
A empresa precisará acompanhar não apenas o documento fiscal, mas também os eventos financeiros e tributários relacionados à operação. Será necessário distinguir o crédito identificado no documento daquele que já se encontra efetivamente disponível para compensação.

Essa nova dinâmica reforça a necessidade de conciliação entre nota fiscal, pedido de compra, recebimento da mercadoria ou do serviço, obrigação financeira, pagamento ao fornecedor e situação do respectivo débito tributário.

Também será importante identificar situações que possam produzir créditos em valores diferentes dos inicialmente esperados, como aquisições realizadas de fornecedores optantes pelo Simples Nacional, operações submetidas a regimes específicos ou diferenciados, devoluções, cancelamentos, descontos e ajustes posteriores.

Por isso, a preparação para o IBS e a CBS não deve ficar restrita ao departamento fiscal.

Compras, financeiro, controladoria, tecnologia, cadastro de produtos e fornecedores e áreas comerciais passam a ter participação direta na qualidade das informações que sustentarão a apuração tributária.

A área de compras, por exemplo, deverá considerar o regime tributário do fornecedor e a regularidade da documentação. O financeiro deverá acompanhar os eventos de pagamento e sua vinculação com os documentos fiscais. Já a contabilidade e o departamento fiscal precisarão conciliar os valores contabilizados com os créditos efetivamente reconhecidos e disponíveis.

ERP e processos internos ganham relevância

A transição também exigirá revisão das regras implementadas nos ERPs e demais sistemas utilizados pelas empresas.

Será necessário avaliar os fluxos de entrada e saída, a natureza das operações, os documentos fiscais, a integração entre módulos e os controles utilizados para conciliar as informações tributárias com a contabilidade e o financeiro.

Os sistemas deverão ser capazes de identificar, entre outras informações, a natureza da aquisição, o regime tributário do fornecedor, os valores de IBS e CBS destacados, a situação do documento fiscal e o momento em que o crédito se torna disponível para apropriação.

Também poderá ser necessária a criação de controles distintos para créditos ainda condicionados ao cumprimento de requisitos legais e créditos já liberados para utilização. Essa separação será importante para evitar o reconhecimento antecipado de valores que ainda não possam ser compensados na apuração.

Durante o período de transição, a complexidade será ainda maior. As empresas precisarão administrar a convivência das regras atuais de PIS, Cofins, ICMS, ISS e IPI com a implantação gradual do IBS e da CBS, preservando a rastreabilidade dos créditos de cada sistema.

Para grandes organizações, esse trabalho deve ser realizado com antecedência. Quanto maior a complexidade operacional, maior o risco de que pequenas inconsistências sejam multiplicadas por milhares de transações.

Testes de parametrização, revisão de cadastros, simulações de operações e conciliações entre os módulos fiscal, contábil e financeiro serão fundamentais para identificar falhas antes que elas afetem a apuração dos novos tributos.

Não cumulatividade também é gestão

O novo modelo pode representar oportunidades relevantes para empresas com cadeias extensas de aquisição. Entretanto, o ganho potencial dependerá diretamente da capacidade de transformar o direito ao crédito em um processo operacional seguro, documentado e conciliado.

Não será suficiente identificar que determinada compra, em tese, permite o creditamento. A empresa deverá assegurar que o documento fiscal esteja correto, que a operação tenha sido adequadamente classificada, que as condições legais tenham sido atendidas e que o crédito esteja efetivamente disponível para utilização.

Mais do que uma mudança na legislação, IBS e CBS exigirão revisão de processos, tecnologia e governança.

Como preparação, as empresas devem mapear as operações que poderão gerar créditos, revisar os cadastros de produtos, serviços e fornecedores, avaliar as integrações entre os sistemas e definir responsáveis pelo acompanhamento de divergências e exceções.

As empresas que iniciarem essa preparação antecipadamente estarão mais bem posicionadas para preservar créditos, reduzir riscos, evitar impactos financeiros e atravessar a transição tributária com maior previsibilidade.

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